Uit ervaring weet ik dat feedback geven onder collega’s voor velen een spannende aangelegenheid is. Vaak zijn we bang om de ander tegen de borst te stoten of te kwetsen, halen we allerlei rampscenario’s voor de geest bij de gedachte aan feedback geven. Wanneer je besluit om dit uit te stellen of helemaal niet te doen, ontstaat het risico dat er frustratie optreedt bij jezelf of bij de ander. Misschien overweeg je zelfs om van werkplek te veranderen omdat je niet meer kunt samenwerken met die ene collega vanwege zijn of haar vervelend gedrag. Dat zou zonde zijn, want daarmee verlies jij en verliest je collega een waardevolle leerkans.
Feedback geven blijkt echter een essentieel onderdeel van een gezonde en productieve werkplek. Het helpt niet alleen om prestaties te verbeteren, maar ook om relaties te versterken en een cultuur van open communicatie te bevorderen. Door gebruik te maken van verbindende communicatie, kun je feedback geven die niet alleen constructief is, maar ook empathie en wederzijds begrip bevordert. Klinkt als muziek in de oren, toch?
Hieronder volgen enkele tips om feedback te kunnen geven aan je collega’s zonder de verbinding te verliezen.
Kies het juiste moment en de juiste plaats
Timing is alles. Zorg ervoor dat je feedback geeft op een moment dat beide partijen rustig en geconcentreerd zijn. Vermijd drukke tijden of situaties waarin je collega gestresseerd is. Kies ook een privéruimte om gevoelige feedback te bespreken, zodat je collega zich niet ongemakkelijk voelt.
Wees specifiek en concreet
Algemene feedback kan verwarrend zijn en leidt vaak niet tot de gewenste veranderingen. Wees specifiek over wat je hebt waargenomen en welke effecten dit heeft. In plaats van te zeggen: “Je doet je werk niet goed”, kun je beter zeggen: “Ik merk dat de rapporten de laatste tijd later worden ingediend, wat de voortgang van het project vertraagt.”
Gebruik de ‘Ik’-boodschap
Verbindende communicatie begint met het nemen van verantwoordelijkheid voor je eigen gevoelens en behoeften. Gebruik daarom ‘Ik’-boodschappen om je ervaring te delen zonder de ander de schuld te geven. Bijvoorbeeld: “Ik voel me gestresseerd wanneer de rapporten te laat zijn, omdat dit invloed heeft op mijn planning.”
Focus op behoeften en gevoelens
In plaats van alleen op gedragingen te focussen, probeer te achterhalen en te begrijpen welke behoeften en gevoelens er achter het gedrag van je collega zitten. Vraag bijvoorbeeld: “Ik merk dat de rapporten vaak te laat zijn. Is er iets dat je tegenhoudt om ze op tijd af te krijgen? Hoe kunnen we dit samen oplossen?”
Luister actief en empathisch
Feedback geven moet een tweerichtingsgesprek zijn. Geef je collega de kans om zijn of haar kant van het verhaal te vertellen en luister met empathie. Herhaal wat je hebt gehoord in je eigen woorden om te laten zien dat je luistert. Ga na of je de boodschap effectief juist hebt begrepen. Bijvoorbeeld: “Als ik het goed begrijp, heb je moeite met de nieuwe software. Klopt dat?”
Bied ondersteuning aan en werk samen
Laat je collega weten dat je bereid bent om hem of haar te helpen met hetgeen dat moeilijk loopt. Dit kan in de vorm van extra middelen, tijd, training of simpelweg door beschikbaar te zijn voor vragen. Bijvoorbeeld: “Hoe kan ik je helpen om de rapporten op tijd af te krijgen? Misschien kunnen we samen een planning maken?”
Volg feedback op en erken verbeteringen
Feedback is pas effectief als er actie op volgt. Plan een vervolggesprek om de voortgang te bespreken en erken hetgeen dat beter loopt. Dit toont aan dat je de feedback serieus neemt en waarde hecht aan de verbetering. Bijvoorbeeld: “Ik zie dat de rapporten nu op tijd zijn. Fijn dat je hier rekening mee houdt!”
Conclusie
Feedback geven is een kunst die oefening vereist. Vergeet niet: falen is niet het tegenovergestelde van succes, het is een onderdeel van succes. Door deze zeven principes van verbindende communicatie in acht te nemen, kun je feedback geven die niet alleen constructief is, maar ook gewaardeerd wordt. Zo draag je zelf bij aan een gezonde en productieve werkomgeving.
Vormt dit een groter struikelblok binnen jouw organisatie? Neem contact met me op; ik help je graag verder met concrete tips en advies op maat van de organisatie en haar behoeften.
Als consultant buig ik me graag over dit en andere psychosociale uitdagingen binnen jouw organisatie en zoek ik mee naar oplossingen waar je echt mee geholpen bent.